Alle voorbereiding en beheersing ten spijt, zijn er altijd risico’s waar je helemaal niets tegen kunt doen. Deze vallen in de categorie overmacht. Veel ondernemers roepen al gauw dat iets overmacht is, dat is niet altijd het geval. In deze blog vertel ik je meer over overmacht en ik geef je vier tips wat je er wél tegen kunt doen.

Overmacht situaties

Vandale.nl heeft twee definities van het woord overmacht:

over·macht (de; v(m))

1 meerdere macht; grotere getalsterkte: (sport) met overmacht winnen met groot verschil winnen, veel sterker zijn

2 (juridisch) dwang waardoor de aansprakelijkheid voor iemands doen of laten wordt opgeheven

Niet de tekst waar ik naar op zoek was helaas. Overmacht, in de context van risico’s, gaat over situaties waarin er iets gebeurt wat geheel buiten jouw invloedsfeer ligt. Zowel de kans dat het gebeurt als de impact die het heeft kun je niet beïnvloeden. Overmacht wordt soms verward met de zogenaamde zwarte zwaan: gebeurtenissen die je niet kunt beïnvloeden maar ook niet had kunnen zien aankomen. Deze zwarte zwanen zijn erg zeldzaam.

Een paar duidelijke voorbeelden van overmacht: de covid-19 pandemie waarbij maatregelen worden getroffen die jouw organisatie hard (negatief) raken. De supermarkten hoor je niet klagen namelijk. Dit is/was geen zwarte zwaan: er wordt al jaren voor gewaarschuwd, we hebben al vier recente pandemiën gehad (SARS, Q-koorts, MERS, de Mexicaanse griep) maar (te) weinig organisaties namen het serieus (inclusief de Nederlandse overheid).

Ander voorbeeld: op 23 maart 2021 liep een containerschip vast in het Suez kanaal. Geen enkel schip kon er nog langs, en als de enige andere optie is om helemaal Afrika rond te varen (+3000 km). Tientallen, zo niet honderden schepen lagen uiteindelijk zes dagen te wachten. Zowel omvaren via de zuidkust van Afrika of wachten voor de kanaal kost miljoenen. Het schip (Japanse rederij, Panamese vlag) wacht dat ook miljoenenclaims van andere rederijen. Ook de aanvoer van olie, gas, grondstoffen en andere producten loopt hiermee vertraging op wat door kan werken in lokale economieën, productie en bijvoorbeeld de olieprijs.

Wanneer is het overmacht?

Ik heb gemerkt dat mensen (niet alleen ondernemers en directeuren) al snel tegenslagen op overmacht gooien. Waarom dit gebeurt weet ik niet precies, ik heb geen onderzoek naar gedaan. Wellicht komt het deels door het niet willen nemen van verantwoordelijkheid (als je er niks aan kunt doen/had kunnen doen, kan niemand jou iets verwijten), misschien komt het doordat niet iedereen kan zien wat er tóch mogelijk is.

Ik vind het eerlijk gezegd niet zo belangrijk dat we heel specifiek kunnen vaststellen wanneer een situatie overmacht is – behalve in geval van een verzekeringsclaim. Ik vind het belangrijker dat je weet hoe je erop kunt reageren. Of nog beter, hoe je je kunt voorbereiden.

Proactief reageren op overmacht

Een aantal tips en mogelijkheden om overmacht voor te kunnen zijn en degelijke situaties boven te komen.

1. Bekwaam jezelf in crisismanagement. In tegenstelling tot de veel kritiek die de (Nederlandse) regering te verduren krijgt, is crisis management één van de moeilijkste dingen die er zijn. Er zijn weinig mensen/organisatie die het goed doen. Je hoeft geen drie daagse training te doen en expert te worden, een training van 4 uur kan al een grote verschil maken. Een goed voorbeeld is het optreden van de veiligheidsdriehoek in Utrecht na de aanslag op 18 maart 2019. Twee slechte voorbeelden zijn BP na het olielek in de golf van Mexico en de driehoek van Moerdijk. Bij monde van de burgermeester van die laatste stad:

2. Wees conservatief met je financiën. Veel organisaties sparen te weinig, Booking.com lag in 2020 onder vuur omdat ze veel steun aanvroegen maar in de jaren ervoor veel dividend uitkeerden en eigen aandelen terug inkochten. Zorg ervoor dat niet al je winst naar winstuitkeringen e.d. gaat, maar houd een deel in reserve als buffer en/of voor toekomstige investeringen. KLM kreeg hetzelfde verduren en had een zwakke onderhandelingspositie, de piloten speelden daarbij heel gevaarlijk spel. Een goede buffer opbouwen zorgt ervoor dat jij niet of in ieder geval minder afhankelijk bent van (staats)steun én de toekomst van je organisatie niet binnen enkele maanden aan een zijden draadje hangt.

3. Spreid je kansen. Organisaties die flexibel zijn en nieuwe manieren verzinnen om geld te verdienen zijn overlevers. Bijvoorbeeld de fotograaf die beeldbanken gaat maken voor bedrijven, of de schoonheidssalon en de lingeriewinkel die via Instagram hun producten gaat verkopen. Op je handen zitten en wachten totdat je die ene specifieke activiteit weer mag uitvoeren heeft geen zin. Nog beter is het om nu al meerdere activiteiten te ontplooien: ben je consultant? Misschien kun je een training ontwikkelen om naast je declarabele uren te geven.

4. Inventariseer je risico’s, onzekerheden, zwakke plekken en aannames. Je kunt niet alle scenario’s van te voren bedenken, maar je kunt wel de zwakke plekken ontdekken in je bedrijfsvoering en je omzet. Ongeacht de aanleiding, waar ben je gevoelig voor? En welke aannames heb je gedaan waar je strategie en operatie op gebaseerd zijn? Als je dit in beeld hebt kun je ook bedenken wat je kunt doen om de impact te beperken.

De kans beperken is zoals gezegd, erg moeilijk. Je kunt wel de impact beperken, door bijvoorbeeld van te voren alternatieven te bedenken. In het geval van de Ever Given: beredeneer en bereken of het beter is om hogere voorraden aan te houden, of je producten via alternatieven zoals luchtpost te laten vervoeren. Je kunt dan een noodplan klaar hebben wat je alleen maar hoeft uit te voeren als het nodig is.

Conclusie

Overmacht situaties zijn moeilijk te beïnvloeden, maar dat wil niet zeggen dat je je niet kunt voorbereiden. Neem concrete stappen en zorg voor meer onafhankelijkheid van omstandigheden en veranderende situaties.