For English click here.

Vandaag een praktisch voorbeeld hoe je risico management toe kunt passen in je eigen omgeving. Ik gebruik hier een bestaand proces: de Corona-vaccinatiestraten van de GDD. Ik zal kort het proces omschrijven, dan een risico benoemen dat zich ook daadwerkelijk voordoet, en vervolgens het beslissingsproces uitleggen wat jij ook in je organisatie kunt toepassen.

Het proces is (vanaf de buitenkant) heel simpel, er zijn vijf stappen. 1: je wordt gecheckt op symptomen e.d. (de vragenlijst die je vooraf moet invullen). 2: je identiteit wordt geverifieerd en je vaccinatie wordt geregistreerd op een fel gekleurd papier. 3: je krijgt de vaccinatie. 4: je moet 15 minuten wachten op eventuele directe bijwerkingen meteen te kunnen opvangen en behandelen. 5: optioneel laat je je reisvaccinatieboekje vullen.

Achter de schermen zijn waarschijnlijk wat meer “checks and balances” ingericht, om nog maar te zwijgen van de administratieve verwerking van al die vaccinaties. Toch kan er vaak genoeg iets fout gaan (lees: er zitten risico’s in het proces), zoals een tweede prik met een ander vaccin dan de eerste prik (stap 3), of een verkeerde registratie in het GGD-systeem (stap 2) of in je reisvaccinatieboekje (stap 5). Van een kennis heb ik recent begrepen dat er mensen zijn die die naar de GGD-hallen gaan en hun vaccinatie laten registeren, om vervolgens de benen te nemen en zich niet te laten vaccineren. Dit gebeurt dus tussen stap 2 en 3. Nu ben ik van mening dat iedereen zelf mag weten of zij/hij de vaccinatie neemt en wil ik die discussie hier achterwege laten, ik focus mij puur op het proces en het beheersen van de risico’s daarbinnen.

Als je een onterechte vaccinatieregistratie als operationeel risico ziet en je wilt er wat aan doen, dan is dat in dit geval vrij eenvoudig: draai de volgorde om. Eerst vaccinatie (was stap 3, nu stap 2), daarna registratie (was stap 2, nu stap 3). Zo voorkom je onterechte registraties en verstoringen in het proces. Nu gaat het andersom, met het beschreven reactie als gevolg. Eventueel zou je het tegelijkertijd kunnen doen, zodat de persoon die de vaccinatie vastlegt in het systeem/op je felgekleurde papiertje, daadwerkelijk de vaccinatie ziet gebeuren.

Nu is er wellicht (waarschijnlijk?) een goede reden waarom er is gekozen voor de volgorde die nu wordt aangehouden, registreren en dan pas vaccineren. Ik ken die redenen niet, het zou een doelbewuste keuze kunnen zijn om verkeerde registraties (type vaccin bijvoorbeeld) of ontbrekende registraties (dan werkt de Corona checkapp dus ook niet voor de desbetreffende persoon) te voorkomen. Of misschien kon het technisch of organisatorisch niet anders.

Het beslissingsproces wat de proceseigenaar in dit geval, en in elk ander geval, moet doorlopen is vrij eenvoudig en daarom universeel toepasbaar. 1: breng je proces in kaart (wat is het einddoel en welke stappen zijn noodzakelijk om daar te komen?). 2: breng de risico’s van dat proces in kaart en rangschikt ze relatief t.o.v. elkaar. Zie ook mijn artikel hierover. 3: richt je proces op de meest logische wijze in, rekening houdend met de risico’s én de effectiviteit van je proces. 4: beoordeel of de gekozen inrichting het laagst totale risico met zich meebrengt.

Dat laatste is waarschijnlijk de lastigste stap. Om bij het voorbeeld te blijven: wanneer je je proces hebt ingericht, schat je in of het risico van een onterechte registratie groter is bij de originele opzet, of dat het risico van een verkeerde en/of ontbrekende registratie in de alternatieve opzet groter is. Oftewel, wanneer loopt je in totaal het minste risico, wetende dat geen enkele proces inrichting elk risico geheel zal kunnen beheersen.

De keuze is vervolgens aan jou. Ik raad wel altijd om, wanneer een risico zich vaker dan vooraf ingeschat voordoet en/of er een nieuw risico opduikt, het proces opnieuw te bekijken en wellicht wat aanpassingen te doen. Overigens is het benoemde “wegren” risico hier ook op een andere manier te beheersen: je kunt de loopruimte met hoge wanden afsluiten i.p.v. lage dranghekken. Probeer ook vooral buiten de gebaande paden te denken om met creatieve oplossingen te komen. Daarnaast kunnen er nog meer risico’s zijn, maar ten behoeve van dit blog beperk ik me even tot de genoemde drie.

Tot slot: soms zijn de kosten van de beheersing (zoals bijvoorbeeld de huren van hoge wanden) duurder dan de kosten van het oplossen van het risico, mocht het zich een keer voordoen. Houdt dus ook altijd een schuin oog op de efficiëntie van je keuzes.